04.10.12
Gedigen förundersökning - en förutsättning för
att lyckas
Förundersökningen är det viktigaste, mest grundläggande
och lättanvända verktyg vi har för att lyckas med
IT-projekt. Tack vare förundersökningen kan investeringen
skapa reella vinster och positiva effekter. Tydliga skillnader märks
i livslängd och uppskattning hos användare - sajter byggda
med gedigen förundersökning har använts i upp till
5-6 år.
Det GÅR inte skapa effektiva, träffsäkra, värdeskapande,
långlivade och uppskattade webblösningar utan förstudie.
Det är den som visar oss webblösningen i sitt rätta
sammanhang, som en viktig kugge i det så mycket större
maskineriet - d v s beställarens hela verksamhet.
Förundersökningen kartlägger ett enormt spektra av
intressenter, informationsflöden, processer, funktioner etc
som kan påverka (och påverkas av) en webblösning.
En traditionell sajt kan skapa behov av att omstrukturera, friställa,
nyanställa eller omskola. Även små sajter vinner
mycket på att hitta var resurser kan effektiviseras och kostnader
kapas i det större perspektivet. Hur bidrar en webblösning
på bästa sätt? Är en webblösning alls
rätt val?
För att verkligen börja i rätt ände av projektet
bör dessutom en "Effektkarta" (av inUse
AB) tas fram. Med den kontrolleras och säkras att önskade
effekter verkligen uppstår. Det arbetet påbörjas
på ett affärsmässigt plan redan innan projektstart.
Förundersökningen har flera viktiga uppgifter, t ex...
• Klargöra problem/mål/syfte för både
versamhet och lösning
• Spika alla önskade effekter - de ska styra hela utvecklingen
• Hitta faktiska behov - beställare/slutanvändare
har helt olika
• Utreda alla mjuk- och hårdvarumässiga förutsättningar
• Utvecklaren måste lära känna slutanvändare
och beställare
Särskilt sista punktens betydelse brukar underskattas. Utvecklaren
måste bli en del av beställaren på ett djupare
plan för att kunna skapa lösningar som verkligen passar
in, accepteras, lever länge och gör nytta. Det är
mycket få förunnat att klara sig på erfarenhet
och känsla. Oftast bär projektledaren ansvaret att finna
”själen” hos beställare och slutanvändare.
Men är projektledaren bäst lämpad för uppgiften?
Verksamhetsutredning och projektledning är två vitt skilda
discipliner. Kanske borde en management-konsult och en systemerare
sköta utredningen gemensamt?
Mer omfattande än man tror
Den bästa informationskällan är beställarens
egen sälj- och support-avdelning, men även roller som
webansvarig, webmaster, infomaster, designer, tekniker, projektledare,
marknadschef m fl bör ingå. Slutanvändare kan
ge svar om hur allt fungerar idag, vilka procedurer som är
bra och vilka som är mindre bra. Vilka som effektiviserar och
vilka som ger problem. Vad som ger arbetsglädje och vad som
orsakar frustration. Vilka uppgifter (i produktionssystem eller
liknande) som är förknippade med olustkänslor och
sjukskrivningar.
Ur detta växer en bild av hur väl avsändarens och
mottagarens behov överensstämmer. Detta rör alltså
aspekter som ligger djupt in i organisationen och som i slutändan
handlar om mycket mer än att välja bilder och bra kontrast
i färger. Verklig användarcentrerad utveckling handlar
även om tillgänglighet, mobilitet, nyttjanderätt,
tilltalande design, användbarhet, effektivitet, flexibilitet,
arbetsro, arbetsglädje, trivsel, sociologi, utbildning osv.
'Användare' kan vara både slutkunder och anställda
på samma gång och det finns fler grupper än så
- alla med olika behov och krav. All design, databaser, tjänster,
användarflöden och användbarhet måste byggas
på fakta i varje enskilt fall istället för grafiskt
mode, personlig smak, gissningar och antaganden eller återanvända
idéer och lösningar från andra projekt. Särskilt
tydligt blir det inom design, flödeslogik, interaktion och
användbarhet - aspekter som alla är olika från målgrupp
till målgrupp. (Fanns det en uppsättning regler som funkade
bäst i alla lägen, hade alla bra sajter sett likadana
ut.)
En omfattande förundersökning betyder inte att man ska
bygga lösningar för alla på en gång. Oftast
är mindre punktinsatser för separata uppgifter mer effektivt.
Däremot behövs kännedom om hela verksamheten och
miljön produkten ska verka i för att ha kontroll över
effekter som kan uppstå vid införande och nyttjande samt
för att säkerställa att lösningen ligger i linje
med mål och inriktning för verksamheten i övrigt.
Förundersökning i Kayems utvecklingsmetod för
weblösningar
Metoden täcker hela processen från idé till administration
men jag vill här bara visa på vad just förundersökningsdelen
innehåller. Den är kärnan, grunden och förutsättningen
för att lyckas med allt annat inom metodens ramar. Utvecklingsmetoder
används för att få en checklista att följa
för att få struktur i arbetet och minimera risken för
att viktiga aspekter faller mellan stolarna. Metoden är speciellt
framtagen för normalstora webprojekt, för att slippa behöva
ta till stora kanoner som RUP mm. Störst vikt läggs vid
slutanvändarnas behov.
I större projekt bör förundersökningen fortgå
på heltid under flera veckors tid (räkna 10-15% av total
tid/budget) för att upptäcka brister och förtjänster
i arbetssituation, rutiner, processer mm. Kayems förundersökning
består av följande steg...
• Kartlägga intern organisation
• Kartlägga externa intressenter
• Kartlägga informationsflöde (internt och externt)
• Skapa effektkarta
• Sätta upp preliminära mål, behov, åtgärder
och strategier
• Identifiera målgrupper
• Intervjuer
- Målgrupper
- Webbredaktion
- Interna användare
- Datoravdelning och teknikansvariga
• Sammanställning av intervjusvar
• Klarlägga miljö och omständigheter
• Identifiera/kvantifiera slutliga mål, behov, åtgärder
& strategier
• Kravsätta uppdatering och underhåll
• Klargöra övergripande angreppssätt
• Innehåll: brainstorm
• Innehåll: struktur
• Matcha/jämföra föreslaget innehåll
mot målgruppers behov
• Sammanställning, kostnadskalkyl, effektkarta och projektplan
Varje seriös förundersökning ska resultera i komplett
problem-uppställning, spikade mål, syften och förutsättningar,
förslag på färdig lösning och rekommendationer
för vad som bör ingå i denna. Dessutom ska resultatet
kunna användas som underlag till vilken leverantör som
helst.
Kontakta gärna Kayem för mer information om Kayems egen
utvecklingsmetod för webprojekt.
|
